Rozis Recall Manager: flexibele oplossing voor EDI-retourberichten

Rozis heeft als eerste EDI-leverancier een programma ontwikkeld waarmee retourstroomberichten kunnen worden afgehandeld: de Rozis Recall Manager (RRM). Het elektronisch en automatisch uitwisselen van retourberichten is een belangrijke nieuwe mogelijkheid in de elektronische communicatie van handelsberichten tussen B2B-partners.

Pilot DHZ
Een aantal partijen in de Doe Het Zelf-branche (o.a. Intergamma, Praxis) heeft in samenwerking met GS1 Nederland een aantal berichten ontwikkeld waarmee retournering van artikelen volledig elektronisch gecommuniceerd kan worden. Momenteel wordt een start gemaakt met de implementatie van de retourberichten in de branche.

Retournering
De artikelen die een leverancier aan een afnemer levert kunnen om verschillende redenen worden geretourneerd. Tot nu toe werd dit proces in de communicatie tussen leverancier en afnemer voornamelijk handmatig afgehandeld. Een retour leidt uiteindelijk tot creditering of verrekening. Het normale handelsproces verloopt meestal van order via pakbon naar factuur. Retournering van artikelen veranderen of verlengen dit proces. Door het handmatige karakter van retouren ontstaan er makkelijk fouten in het gehele handelstraject. Zowel leverancier als afnemer hebben dus belang bij het elektronisch kunnen uitwisselen van retourberichten.

Redenen waarom retouren ontstaan:
    Geretourneerd door consument
    Artikelensurplus
    Artikelen met overschreden THT
    Verkeerd geleverd of besteld
    Afgeleverd op verkeerd adres
    Assortimentswissel

Typen elektronische retourberichten
Het proces van retourneren wordt elektronisch afgehandeld met vier verschillende berichten:

    het RETINS-bericht: retouraanvraag
       De afnemer dient een verzoek tot retour in bij de leverancier.

    het RETANN-bericht: retourbevestiging
       De leverancier bevestigt het verzoek.
       De leverancier plant het vervoer van de retour in bij de vervoerder.

    het RETADV-bericht: retourbericht
       De afnemer stuurt het retourbericht.
       Het retourbericht komt functioneel sterk overeen met een pakbon.

    het RINVO-bericht: creditfactuur
       De leverancier kan op basis van het retourbericht besluiten een creditfactuur te sturen.

Rozis Recall Manager (RRM)

Stand-alone
Veel interne systemen hebben geen adequate voorzieningen voor de ondersteuning van retouren. Om toch met retouren te kunnen werken en retourberichten te kunnen uitwisselen met partners, kunt u gebruik maken van de Rozis Recall Manager (RRM). Als u niet beschikt over een EDI-systeem, kunt u RRM combineren met de succesvolle Rozis-producten Workstation of Netstation. Ook kunnen retourberichten uitgewisseld worden via onze online EDI-oplossing het Rozis Web-Workstation. Al deze producten handelen de berichten voor het normale handelsverkeer af (Order / Orderbevestiging / Pakbon / Factuur).

ERP-integratie
RRM kunt u ook gebruiken in samenhang met uw interne systeem. RRM handelt de retourberichten af terwijl de eindresultaten door uw interne systeem worden afgehandeld. Deze koppeling kan gedeeltelijk of volledig zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld, als uw interne systeem een voorziening heeft voor het uitwisselen en verwerken van pakbonnen en creditfacturen, alleen de retouraanvraag en -bevestiging door de RRM af laten handelen.

EDI-koppelingen voor retourberichten
Als uw interne systeem wel retouren kan verwerken, heeft u minimaal voor de eerste drie berichten koppelingen naar een EDI-systeem nodig. Rozis levert dergelijke EDI-systemen en heeft al meer dan 11 jaar ervaring met het koppelen van interne systemen (ERP, financiële en logistieke systemen). Vanuit deze expertise kan zij u uiteraard ook de gewenste koppelingen voor de retourberichten leveren.

Versies
RRM bestaat in een versie voor afnemers en een versie voor leveranciers. Deze versies kunnen gecombineerd worden als u zowel voor inkoop als voor verkoop gebruik wilt maken van retourberichten.

Rozis Recall Manager (RRM) voor de afnemer

• Met RRM kan de afnemer een verzoek tot retour produceren, aanpassen, afdrukken en verzenden.
• De bevestiging van de retour kan worden ontvangen, bekeken en afgedrukt. De bevestiging wordt automatisch gekoppeld aan het verzonden verzoek.
• Op basis van de bevestiging kan een retourbericht worden gegenereerd, eventueel afgedrukt en verzonden. Ook kan los van een bevestiging een retourbericht worden opgesteld.
• Als RRM is gekoppeld met Workstation, dan kan de creditfactuur worden ontvangen en afgedrukt. Vervolgens kan de factuur worden vergeleken met de retourbevestiging. Het is echter ook mogelijk om de creditfactuur via andere EDI-kanalen te ontvangen.
• Alle berichten worden gearchiveerd en kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd.

• Met RRM kan de leverancier een verzoek tot retour ontvangen en afdrukken.
• Het verzoek tot retour kan worden omgezet naar een bevestiging. Deze bevestiging kan worden aangevuld, gewijzigd, afgedrukt en verzonden. Het is ook mogelijk zonder een voorgaand verzoek een bevestiging aan te maken.
• Vanaf het moment dat de bevestiging wordt verzonden moet mogelijk de vervoerder worden ingelicht. Binnen RRM zijn hiervoor een tweetal mogelijkheden:
    1.   U kunt met een afdruk van de bevestiging uw vervoerder plannen.
    2.   Rozis kan een koppeling maken waarmee uw interne systeem wordt ingelicht.
  In de eerste mogelijkheid verloopt het inlichten van uw vervoerder min of meer handmatig, in het tweede geautomatiseerd.
• Vervolgens kunt u met RRM het retourbericht ontvangen, afdrukken en vergelijken met de verzonden bevestiging. Als uw interne systeem een retourmagazijn ondersteunt, kan via een koppeling het retourbericht aan het interne systeem worden doorgegeven.
• Met RRM kunt u vervolgens een creditfactuur aanmaken. Via een koppeling kan deze aan het interne systeem door gegeven worden, of u kunt via een koppeling met Workstation, de creditfactuur verzenden.
• Alle berichten worden gearchiveerd en kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd.

Belangstelling? Neem contact op met Rozis: telnr. 026-3634610, of via e-mail.