In het onderstaande een zeer beknopte uitleg over XML. Het beantwoordt vragen zoals:

•   Wat is XML?
•   Waar dient XML voor?
•   Waarom hoor ik vaak over XML als het over berichtuitwisseling gaat?
•   Hebben XML en EDI iets met elkaar te maken?
•   Waarin is XML anders dan EDI?
•   Dus de ene XML is de andere niet?
•   Wanneer kies ik voor XML, wanneer voor EDI?

.  Waar dient XML voor?
Het probleem van documenten (zoals bijvoorbeeld een Word-document) is dat de computer zelf niet weet wat er in zo'n document beschreven staat; voor de computer is het document niet meer dan een reeks tekens. Zelfs van zoiets simpels als een woord of een zin heeft de computer geen idee, laat staan van wat het document betekent. Als documenten door computers begrepen kunnen worden kan de computer veel meer met zo'n document doen. Dan zou uw computer bijvoorbeeld van een stel facturen gemaakt met Word op de juiste wijze BTW kunnen uitrekenen. XML is een van de manieren waarmee gegevens voor een computer 'betekenis' kan worden gegeven.

De manier die XML hiervoor hanteert lijkt op de labels (tags) op kleding. Ieder gegeven wordt voorzien van een tag die de betekenis beschrijft. Zo kan het woord Rozis worden voorzien van een tag met opschrift 'Bedrijfsnaam'.

.  Waarom hoor ik vaak over XML als het over berichtuitwisseling gaat?
Doordat ieder gegeven is voorzien van een tag kan uw computer zaken voor u doen zoals gelijke tags bij elkaar zoeken en ze totaliseren. Als alle computers eenzelfde repertoire van tags ondersteunen kunnen documenten ongestraft worden uitgewisseld; iedere computer zal de betekenis kennen.

.  Hebben XML en EDI iets met elkaar te maken?
Ook EDI is een afspraak over de betekenis van gegevens. Functioneel lijken EDI en XML daarom erg veel op elkaar, de codering is verschillend. XML- en EDI-bestanden zijn beide machine leesbaar zij het op een verschillende manier. XML poogt tegelijkertijd leesbaar voor mensen te zijn.

EDI is meer gefocused op de uitwisseling van berichten. Er is een tendens dat XML meer wil beschrijven dan documenten. Je ziet ook toepassingen van XML op het vlak van programmeertalen, databases e.d.

.  Waarin is XML anders dan EDI?
Op zich is een codering van gegevens niet zo spannend. Het probleem is er voor te zorgen dat de betekenis van een gegeven eenduidig en universeel is. Met andere woorden: het is van belang dat er (wereldwijde) standaards zijn.

Hierin kiezen EDI en XML een andere weg: EDI wordt in internationaal verband al meer dan 25 jaar door de Verenigde Naties gestandaardiseerd en is dan ook in principe bindend voor partijen. EDI kent naast de eerder genoemde codering dus een stevige overlegorganisatie voor de standaardisatie. Dit heeft zijn prijs: even een eigen dingetje toevoegen aan een bericht is zeker niet altijd mogelijk en de weg naar een vervolg-standaard is soms lang.

XML geeft u principieel de mogelijkheid eigen 'standaards' te ontwerpen. Dit kan heel prettig zijn als u met een heel beperkt aantal partners communiceert. Per partner kunnen immers snel optimale (en specifieke) berichten worden uitgewisseld. Het wordt een probleem als u met meerdere partners communiceert: ieder partner kent eigen eisen waardoor het steeds moeilijker wordt het geheel te onderhouden.

Overigens is ook binnen de XML-wereld het voordeel van standaards onderkend. Helaas willen we allemaal graag standaards voor anderen bedenken waardoor er nu (in 2004) erg veel initiatieven zijn op dit vlak van zeer verschillende organisaties zoals bedrijven, softwareleveranciers, diverse standaardisatie-instellingen, brancheverenigingen, overheid en burgerinitiatieven.

.  Dus de ene XML is de andere niet?
Omdat XML de mogelijkheid geeft eigen standaards te ontwikkelen is 'de standaard' van bijvoorbeeld een orderbericht er niet. Het lijkt er ook niet op dat deze er zal komen: de mogelijkheid van eigen XML-standaards wordt bijvoorbeeld door ERP-leveranciers gebruikt om zich te onderscheiden.

.  Wanneer kies ik voor XML, wanneer voor EDI?
XML is ideaal als u slechts met een zeer beperkt aantal partners communiceert, of partners heeft waarbij het nog niet goed duidelijk is wat u wilt uitwisselen. In die gevallen kan u met XML snel resultaat boeken. Bij grootschalige berichtuitwisseling is EDI meer geschikt. Omdat de discussie XML versus EDI feitelijk vooral een discussie is over het technische formaat van berichten maakt het voor Rozis niet veel uit. Het product Ediswitch kan beide verwerken en, - nog beter -, ook tegelijkertijd (zie ook: Eflexion-XML).