In het onderstaande een zeer beknopte uitleg over EAI. Het beantwoordt vragen zoals:

•   Wat betekent EAI?
•   Wat zijn de voor- en nadelen van de centralistische aanpak?
•   Wat zijn de voor- en nadelen van de evolutionaire aanpak?
•   Wat heeft EDI met EAI te maken?

Deze systemen zijn van verschillende datum, voldoen verschillend aan de behoeften en maken gebruik van verschillende technieken, sommige zijn eigenlijk verouderd, andere hypermodern. Vaak hebben deze systemen gegevens van elkaar nodig en op enigerlei wijze zijn deze systemen in het verleden met elkaar verbonden. Deze koppelingen zijn waarschijnlijk allemaal verschillend in elkaar gezet en mogelijk werken ze niet allemaal optimaal. Kortom, een lappendeken van computersystemen en verbindingen daartussen.

Dat deze situatie een probleem kan opleveren zal duidelijk zijn. Het is niet alleen een onoverzichtelijke situatie geworden maar waarschijnlijk is de kennis over die systemen en de details van de koppelingen niet meer aanwezig waardoor wijzigingen doorvoeren steeds moeizamer wordt, en steeds weer opnieuw tot onverwachte problemen leiden. Nieuwe koppelingen zijn soms domweg niet mogelijk, of blijken onverwachtte effecten bij andere systemen te veroorzaken. Ook bij migraties zijn koppelingen nodig. Bij de migratie van een intern systeem zullen meestal gegevens uit het oude systeem moeten worden overgenomen in het nieuwe systeem. U kunt dit opvatten als waren beide systemen tijdelijk met elkaar gekoppeld.

Om de situatie te verbeteren zijn twee typen antwoorden mogelijk: een centralistische en een evolutionaire.

.  Wat zijn de voor- en nadelen van de centralistische aanpak?
Bij de centralistische aanpak doet u kortweg alles de deur uit en neemt u een systeem dat alle mogelijkheden tezamen biedt. Dit is het antwoord van ERP-leveranciers.

De voordelen zijn duidelijk. Als u het voor elkaar krijgt bent u werkelijk een flink eind verder want alle onderdelen werken naadloos samen, u heeft een heldere inrichting van het geheel en met de updates van uw ERP-leverancier komen nieuwe functionaliteiten als vanzelf uw bedrijf binnen.

Nadelen zijn er ook. Het systeem geleverd door de ERP-leverancier is geen maatwerk maar gebaseerd op de behoeften van hele groepen bedrijven. Plotseling blijkt dat dingen die vroeger uiterst eenvoudig waren nu opeens heel omslachtig geworden zijn. Vaak kan uw ERP-leverancier dit voor u 'wegwerken' maar besef dat dit specialistisch werk is dat niet gratis is. Het is niet ongebruikelijk dat bij grote bedrijven het 'op de klant afstemmen' een grotere kostenpost is dan de initiele aankoop.

Soms blijkt ook dat bepaalde zaken niet aanwezig zijn in het ERP terwijl u ze toch nodig had. Eerlijk gezegd lijkt dat ook niet onredelijk, hoe kan van uw ERP-leverancier verwacht worden dat zij op ieder gebied het (voor u) beste in haar pakket kan brengen? Uw bedrijf is op een bepaalde manier uniek, mogelijk ook in de wijze waarop u uw computersystemen toepast. Het lijkt niet eenvoudig voor uw ERP-leverancier om dat te bewaren c.q. ondersteunen.

Al met al lijkt het er niet op dat een ERP alle verschillende systemen in het bedrijf kan elimineren, met name niet als het bedrijf software gebruikt waarmee ze haar kernproducten en -diensten vorm geeft. Een ERP kan zeker op een aantal vlakken een duidelijke vooruitgang zijn maar verlost u niet definitief van verschillende gekoppelde systemen.

.  Wat zijn de voor- en nadelen van de evolutionaire aanpak?
Als de conclusie moet zijn dat u nooit afkomt van verschillende gekoppelde systemen lijkt het probleem onoplosbaar. Toch kunt u nog wel wat doen en hier speelt EAI een rol. Als de verschillende systemen in ieder geval op een gestandaardiseerde manier met elkaar zouden kunnen communiceren is er toch al heel wat verbeterd: Omdat de koppelingen tussen de systemen gestandaardiseerd zijn, kunt u naar hartelust nieuwe verbindingen leggen. Dit is een meer evolutionaire aanpak.

Een evolutionair systeem wordt ook makkelijker vervangbaar; als het vervangen systeem voor zover het de koppeling betreft maar gelijksoortig reageert zullen andere (hiervan afhankelijke) systemen probleemloos kunnen doordraaien. U creeert een groeipad voor het vervangen van systemen. Hetzelfde geldt voor het veranderen, upgraden of uitbreiden van systemen. Als de communicatie met andere systemen maar niet verandert, kan dit probleemloos gebeuren.

N.B. De laatste 2 argumenten golden in principe ook in de oorspronkelijke, niet gestandaardiseerde situatie. Punt is dat doordat de communicatie gestandaariseerd wordt veel beter te voorspellen welke wijzigingen in het systeem effect zullen hebben op de communicatie.

Nadelen zijn er ook. Ieder systeem voorzien van een gestandaardiseerd 'communicatie-frontje' kost moeite en dus geld en is in de ogen van de technici van die systemen een moeilijke manier om iets eenvoudigs te realiseren. Iimmers voor het systeem zelf zijn er geen voordelen (het voordeel zit uitsluitend in het samenspel tussen systemen). Vaak is het maken van een koppeling tussen 2 systemen ook niet zo moeilijk. Het wordt pas een probleem als vanuit een systemen koppelingen naar een heel scala van systemen gerealiseerd moeten worden.

EAI is een techniek waarmee gestandaardiseerde koppelingen tussen systemen kunnen worden gerealiseerd. Hiertoe worden systemen voorzien van een extra buitenlaag die de communicatie met andere systemen verzorgt.

.  Wat heeft EDI met EAI te maken?
EDI-leveranciers als Rozis richten zich op het mogelijk maken van communicatie met de buitenwereld tussen vaak ongelijksoortige systemen. Communicatie met de computersystemen van uw partners is in wezen niet anders dan communiceren tussen interne systemen. Dezelfde technieken worden toegepast en dezelfde problematieken spelen een rol.

Er zijn wel enkele graduele verschillen. Bij berichtuitwisseling tussen een bedrijf en haar partners, heeft u meestal veel minder mogelijkheden om uw partners onvolkomenheden in uw berichten te laten oplossen. Bij communicatie tussen interne systemen zijn deze mogelijkheden er veel meer doordat u beide kanten beheerst. Verder zal uw partner waarschijnlijk kritischer zijn. Bij iedere mogelijke communicatie zal uw partner zich afvragen of het de moeite wel loont en wat er geinvesteerd moet worden. p>Een van de grootste problemen is de betekenis van gegevens. Als een gegeven getransporteerd wordt van systeem A naar systeem B had u wel graag dat beide systemen eenzelfde begrip over het gegeven hebben. Juist deze problematiek is in de EDI-wereld decennialang mondiaal besproken, gestandaariseerd en geevalueerd. De EDI-wereld heeft u op dit vlak echt wat te bieden.