De Ediswitch 4.0. update is geworden tot een onafhankelijke EDI-omgeving met een krachtige ingebouwde conversie-technologie. Ediswitch 4.0. is vooral toegerust om klantspecifieke vereisten en wijzigingen in uw EDI-berichtenverkeer flexibel te ondersteunen. Voor wat betreft uw EDI-berichtenverkeer is het omschakelen tussen verschillende ERP-systemen, partnervereisten, communicatienetwerken, berichtversies, en berichtformaten aanzienlijk eenvoudiger geworden. U heeft een EDI-omgeving die u de ruimte biedt. En als altijd staat voorop dat Ediswitch uw berichtenverkeer volautomatisch afhandelt, want u werkt niet met Ediswitch, Ediswitch werkt voor u!
ACHTERGROND
Voor de bouw van de Ediswitch 4.0. update gold hetzelfde uitgangspunt als bij de oprichting van het Rozis Facilitair Centrum in 1996: een antwoord op de toenemende diversiteit aan B2B-communicatiemogelijkheden.
In 1996 waren geleidelijk steeds meer communicatienetwerken ontstaan, die ondersteund moesten worden vanuit Ediswitch. Dit leidde tot een steeds zwaarder pakket en creëerde voor de gebruiker steeds meer complexiteit. Het antwoord van Rozis hierop was het RFC. De ondersteuning van diverse netwerken werd verplaatst naar het RFC waardoor de gebruiker hier geen omkijken meer naar had. Dat dit succesvol is gebleken is duidelijk te zien bij de migratie naar AS2. Voor gebruikers betekende dit dat met een telefoontje de migratie geregeld was. Er zijn nog meer voordelen: AS2 bleek dermate moeilijk dat het voor een individuele klant eigenlijk niet meer betaalbaar is. Door de voorziening te delen zijn de kosten verdeeld over de daadwerkelijke gebruikers. Tevens heeft ook Albert Heijn de voordelen gezien. Doordat Rozis een groep van gebruikers vertegenwoordigt heeft zij bij storingen nu direct toegang tot de EDI-groep van AH terwijl individuele gebruikers eerst via een callcenter worden geleid. Samengevat levert het RFC transparantie t.a.v. netwerken.
Diversiteit
+ ERP-systemen
De gegevens in een EDI-bericht en de manier waarop het bericht wordt samengesteld is sterk afhankelijk van de mogelijkheden van het interne ERP-systeem. En het ene systeem is daar beter op voorbereid dan het andere.
+ Berichtformaten
Wat betreft berichtformaten is steeds minder sprake van een standaard. Het ziet er naar uit dat EDI-berichten in de toekomst als XML zullen worden uitgewisseld. Helaas zal dit geleidelijk gaan, niet iedere partij zal meedoen en de ene XML is de andere niet. Een duidelijk voorbeeld hiervan geeft de overheid. OB-aangiften en ICL moeten in XML worden aangeleverd. De Vpb (vennootschapsbelasting) en uw jaarverslag naar de Kamer van Koophandel zullen vanaf 2007 in XBRL aangegeven moeten worden. Ondertussen blijft de Douane bij EDI en is het nog onduidelijk wat er met de aanlevering van gegevens naar CBS gaat gebeuren.
+ Branche- en berichtversies
EDIFACT branche- en berichtversies vormen ook variaties op de standaard. Zo zijn er verschillende pakbonberichten (bijvoorbeeld 93a en 96a), en zijn accijnsvrije leveringen vanzelfsprekend alleen opgenomen in de EDI-invoeringsconventies van de levensmiddelenbranche.
+ Partnervereisten
Een nog belangrijker ontwikkeling is dat EDI-berichten niet meer los gezien kunnen worden van de eisen van de partner die ze ontvangt. Door partners verplicht gestelde branche- en berichtversies en individuele variaties hierop, zijn hiervan al een voorbeeld. Vereisten van (internationale) partners zijn daarnaast ook niet altijd verklaarbaar vanuit de administratieve en logistieke bedrijfsprocessen, die in EDIFACT een vorm hebben gekregen. Zo stelt Tesco UK zeer ongebruikelijke eisen aan de envelop, en verwacht een Duitse partij dat bepaalde gegevens in een vastomlijnde volgorde worden aangeleverd terwijl deze in EDIFACT toch duidelijk niet is voorgeschreven.
Complexiteit
De variaties in het uiteindelijke EDIFACT-bericht kunnen tegenwoordig zo complex worden dat ze met normale EDI-software niet meer aan te maken zijn, en maatwerkkoppelingen (of de ERP-systemen) die extra taak over moeten nemen. Bovendien heeft elke volgende gewenste variatie een aanpassing van het maatwerk tot gevolg. Vanaf 2004 heeft Rozis gezocht naar een manier waarop niet zozeer de EDI-software of het maatwerk de toenemende diversiteit in B2B-communicatiemogelijkheden moet ondersteunen, maar naar tools die deze problematiek op een hoger niveau kunnen oplossen. AI (Artificial Intelligence) leek een oplossing voor bovengenoemde problemen te bieden. Een van de onderdelen van AI levert namelijk technieken om kennis-intensieve domeinen om te zetten naar regels die door een redeneermechanisme worden gebruikt. De ondersteuning van berichten van partijen als Carrefour België waren voor Rozis een eerste 'proeve van bekwaamheid' van deze nieuwe conversietechnologie. In Ediswitch 4.0. is de technologie nu geïntegreerd als de Cortex Mapping Engine.
CONVERSIETECHNOLOGIE CORTEX
In Ediswitch 4.0. is een centrale database de basis geworden, vanwaaruit in verschillende stadia en voor verschillende partners flexibel variaties in het uiteindelijke EDIFACT-bericht gerealiseerd kunnen worden. Dit gebeurt met de CORTEX Mapping Engine.
EDI-berichten doorlopen een viertal stadia. Voor het verzenden van berichten zijn dit:
- ERP data interface. In dit deel worden de aangeboden gegevens ingelezen. Doelstelling hierbij is zoveel mogelijk technische aspecten en partnerafhankelijke varianten te verbergen.
- Message mapping. In dit deel wordt het bericht opgemaakt zoals de partner het verwacht (constructie).
- Translation. In dit deel wordt het bericht in zijn uiteindelijke (logische) vorm gebracht
- Communication. In dit deel wordt het bericht verzonden
- Communication. In dit deel wordt het bericht ontvangen
- Translation. In dit deel wordt het bericht in een bruikbare vorm gebracht
- Message mapping. In dit deel wordt het bericht opgemaakt zoals de ontvanger het verwacht (deconstructie).
- ERP data interface. In dit deel worden de aangeboden gegevens aan het interne systeem ter beschikking gesteld. Doelstelling hierbij is zoveel mogelijk technische aspecten en partnerafhankelijke varianten te verbergen.
ERP Data Interface: conversie en ERP-systemen
Door de ERP Data Interface, de koppeling met uw interne bedrijfsapplicatie (ERP, administratieve software) worden EDI-berichten automatisch verwerkt. Bij Rozis heeft u een ruime keuze uit koppelingen met de meest gangbare bedrijfsapplicaties. Deze koppelingen zijn maatwerkoplossingen. Door de nieuwe conversietechnologie CORTEX zijn daarnaast ook in dit stadium al variaties in het uiteindelijke EDIFACT-bericht mogelijk, waardoor van de verschillende soorten ERP-systemen de mogelijkheden uitgebreid en beperkingen opgeheven worden. Een recent voorbeeld is de door Rozis ontwikkelde EDI koppeling met het administratieve softwarepakket KING. Een CORTEX-module in de koppeling ondersteunt het gebruik van alle EDIFACT-adrestypen, terwijl dit vanuit KING zelf niet binnen iedere administratie mogelijk is. Deze module is generiek, dus ook voor andere administratieve en ERP-pakketten te gebruiken. De conversietechnologie CORTEX maakt het voor ERP-systemen zo eenvoudiger te voldoen aan de vereisten van, en optimaal gebruik te maken van alle mogelijkheden binnen EDIFACT.
Message Mapping: conversie en partners
In het stadium Message Mapping wordt het bericht 'op maat' gemaakt voor de ontvanger. De belangrijkste mogelijkheden van de CORTEX Mapping Engine bestaan op dit moment uit:
- Flexcode-editor (RFQ)
Met de Flexcode-editor kunnen standaard EDIFACT-codes die in een uitgaand EDI-bericht voorkomen gewijzigd worden. Elk EDI-bericht bevat segmenten zoals datum en prijs, waaraan een bepaalde code (qualifier) toegekend moeten worden, om de segmenten te definiëren. Datum staat zo bijvoorbeeld voor afleverdatum en prijs betekent brutoprijs. Partners hanteren niet altijd de standaardcodes voor de qualifiers. Zeker buitenlandse partners gebruiken nog al eens afwijkende codes. Met de nieuwe Flexcode-tools kan de codering aangepast worden aan de specifieke wensen van een of meerdere van uw partners. Zo kunt u een flexibelere, bilaterale vorm van EDI met uw partners opzetten. Voor het wijzigen van de standaardcodes zijn drie mogelijkheden:
• Rozis kan voor u de codes aanpassen. Deze gelden dan voor alle partners.
• Rozis kan voor u een extra bestand samenstellen met de door u gewenste codes voor die partners die van afwijkende codes gebruik maken.
• Rozis kan u het programma Flexcode Editor ter beschikking stellen waarmee u zelf afwijkende codes voor uitgaande EDI-berichten kunt maken.
- Rule-editor (RMR)
De Cortex Mapping Engine is gebaseerd op regels, waarmee vergaande variaties in het bericht bewerkstelligd kunnen worden. Op berichten worden met andere woorden op vooraf gedefinieerde wijze partnerspecifieke regels toegepast. De regels zijn opgeslagen in externe bestanden. Met de Rule-Editor kunnen de regelbestanden aangepast en onderhouden worden. Zo kan bijvoorbeeld voor een partner een factuur-bericht met een Nederlandse BTW-specificatie opgemaakt worden, en kan voor een andere partner de Duitse BTW-systematiek toegepast worden, zonder dat uw ERP-systeem hier iets voor hoeft te doen.
Ook al heeft u met de update meer mogelijkheden om variaties op berichten te maken, er blijft altijd een minimum aantal gegevens van uw ERP-systeem nodig. Omdat dit niet altijd mogelijk is, heeft Rozis een grotere integratie tussen haar standalone EDI-pakket Workstation en Ediswitch gerealiseerd met de nieuwe update. Zo kunt u bijvoorbeeld SSCC-codes handmatig toevoegen aan een elektronische pakbon. Eindeffect is dat u nu per berichtsoort kunt bepalen of deze via een applicatiekoppeling of via het Workstation wordt afgehandeld. U kunt zelfs beide tegelijkertijd inzetten.
Daarnaast komen de nieuwe conversiemogelijkheden ook voor het Workstation beschikbaar, doordat beide pakketten in samenhang met elkaar functioneren. De door u opgemaakte handmatige berichten kunnen dan nog van specifieke variaties voorzien worden, zoals bijvoorbeeld bij facturen voor Praktiker.
De integratie is zover doorgevoerd dat het aantal en soort invoervensters van het Workstation afhangen van de regels die met de Rule-editor in de Ediswitch 4.0. update vastgesteld zijn. Dus het Workstation kan meer 'customized' opgeleverd worden.
Tenslotte is het Workstation zelf uitgebreid met nieuwe functionaliteiten:
- naast een leveranciers- is ook een afnemersmodule toegevoegd met de volgende mogelijkheden:
verkoop inkoop • order (inkomend)
• pakbon (uitgaand)
• orderbevestiging (uitgaand)
• factuur (uitgaand)• order (uitgaand)
• pakbon (inkomend)
• orderbevestiging (inkomend)
• factuur (inkomend)
- Er is een optie toegevoegd om inkomende orders te bekijken, in plaats van dat ze direct automatisch in pakbonnen en facturen omgezet worden.
- Ook Workstation ondersteunt voortaan de uitwisseling van de nieuwe retourberichten (zowel leverancier als afnemer). Lees meer hierover bij onze informatie over de Rozis Recall Manager.
In de Ediswitch 4.0. update zijn een aantal zaken gerealiseerd die het voor gebruikers prettiger en gemakkelijker maken met de software te werken.
- geïntegreerde desktop (en geïntegreerde helpfile)
- aangepast design
- profiel- en netwerkaanvragen zijn eenvoudiger op te stellen
- vanuit het venster 'zoeken/berichten' kan direct naar de betreffende sessie geswitcht worden
- bij het bekijken van een overzicht van sessies, kunt u instellen of inkomende berichten direct in het venster verschijnen of niet.
- bij het afsluiten van een sessie en bij fouten kunt u automatisch een rapportage over deze sessie laten verschijnen
- Cortex regelbestanden kunnen nu door Ediswitch ingelezen worden.
- optionele koppeling met 2ndI, een module waarmee acties bij foutmeldingen gedefinieerd en uitgevoerd kunnen worden, bijvoorbeeld als bericht over netwerk, email of sms. Ook controleert 2ndI externe machines.
VOORDELEN
De voordelen van de nieuwe conversietechnologie binnen de Ediswitch 4.0. update zijn evident. U heeft geen complex en uitgebreid conversie-maatwerk meer nodig en kunt eenvoudig en snel uw specifieke wensen voor uw EDI-berichtenverkeer realiseren. Samengevat:
• eenvoud en toegevoegde mogelijkheden voor ERP-systemen
• antwoord op diversiteit in B2B-communicatie wat betreft formaten, berichtversies en partnervereisten
• klaar voor internationalisering van EDI-berichtenverkeer
• eenvoudigere en stabielere maatwerkkoppeling in een krachtige en gestructureerde omgeving
• profiteren van deskundigheid en innovatie op het gebied van conversies