Overeenkomst Onderhoud op Applicatiekoppelingen. [OA2007-1]
Rozendaal Interchange Systems B.V.

Artikel 1: Begrippen

Opdrachtgever: diegene die het onderhoud wenst af te nemen.

ERP: intern systeem of systemen van opdrachtgever welke gegevens ter beschikking stellen aan de applicatiekoppeling met als doel dat de applicatiekoppeling hiervan een uitgaand bericht maakt cq welke gegevens inlezen geproduceerd door de applicatiekoppeling waarmee een inkomend bericht wordt ingelezen. Let op! ERP heeft hier dus een andere betekenis als hetgeen in ICT gebruikelijk is.

Applicatiekoppeling: een computerprogramma gemaakt door Rozis dat als doel heeft gegevens van het ERP om te zetten en geschikt te maken voor (standaard) vervolgprogramma's van Rozis welke deze gegevens als (EDIFACT-)bericht naar externe partners van Opdrachtgever verzenden, c.q ingekomen (EDIFACT-)berichten welke door de (standaard) vervolgprogramma's van Rozis zijn aangeleverd om te zetten en geschikt te maken om in te kunnen lezen in het ERP van opdrachtgever.

In de totale oplossing zijn dus twee soorten van programma's van Rozis betrokken:

1. de applicatiekoppeling welke gegevens van het ERP geschikt maakt voor verdere verwerking (uitgaand) c.q. welke de ontvangen en vertaalde gegevens geschikt maakt voor de ERP van opdrachtgever (inkomend)
2. vervolgprogramma's welke zorgdragen voor vertaling en elektronische uitwisseling. Voor deze vervolgprogramma's zijn aparte Support- en onderhoudsovereenkomsten en vallen dus niet onder de overeenkomst Onderhoud op Applicatiekoppelingen.

Opdrachtgever wenst de door Rozis gerealiseerde applicatiekoppeling in de toekomst te willen in stand houden. Rozis biedt hiervoor een service waarvoor zij voor een bedrag per jaar in het kader hiervan inspanningen wil verrichten. De dienstverlening (hierna te noemen 'Het onderhoud') omvat het in standhouden van de gerealiseerde koppeling (applicatiekoppeling) tussen het ERP en programma's van Rozis die zorg dragen voor communicatie en vertaling, in een veranderlijke omgeving. Deze veranderingen kunnen betrekking hebben op:

• Geconstateerde fouten na oplevering
• Veranderingen in het ERP
• Veranderingen in de systeemomgeving van de opdrachtgever
• Veranderingen in de eisen van de overheid
• Veranderingen in de eisen van partners

2.2.   Het onderhoud wordt bij Rozis uitgevoerd. Het onderhoud behelst niet te ter plekke bij de opdrachtgever onderzoeken van vermeende fouten noch het installeren en/of instellen van nieuwe versies van de applicatiekoppeling. Bezoek van een medewerker van Rozis aan Opdrachtgever is geen onderdeel van de overeenkomst.

2.3.   Het onderhoud heeft geen betrekking op andere zaken en/of programmatuur dan waarvoor de applicatiekoppeling initieel is ontwikkeld. Zonder volledig te willen zijn heeft het onderhoud geen betrekking op vertaling van en naar EDIFACT, wijziging van berichtversies en conventies en communicatie.

2.4.   Het onderhoud heeft betrekking op in de bijlage omschreven ERP en applicatiekoppeling. Migraties van ERP naar andere (van andere leveranciers of andere ERP's van dezelfde leverancier) zijn van onderhoud uitgesloten.

2.5.   Tijdelijke oplossing: indien het voor Rozis niet mogelijk is binnen een redelijke termijn bepaalde fouten of gebreken in de applicatiekoppeling te herstellen, is het Rozis toegestaan - mits dit mogelijk is - een omweg om de betreffende fouten of gebreken ("bypass") na overleg met Opdrachtgever aan te brengen. De betreffende fouten of gebreken zullen daarna alsnog zo spoedig mogelijk worden hersteld.

Artikel 3: Beperkingen op de dienstverlening

3.1.   Omdat Rozis niet kan voorspellen welke veranderingen in de toekomst zullen optreden stelt zij redelijkerwijs hieraan een aantal beperkingen:

1. veranderingen die moeten worden gezien als uitbreidingen van functionaliteit zijn van onderhoud uitgesloten.
2. veranderingen die er toe leiden dat de koppeling belangrijk meer moet doen om functioneel hetzelfde te doen zijn van onderhoud uitgesloten.

Artikel 4: Eisen aan opdrachtgever

4.1.   Opdrachtgever dient minimaal 3 maanden voordat de wijziging wordt doorgevoerd deze goed gedocumenteerd schriftelijk aan Rozis ter beschikking te stellen. Rozis zal er naar streven het onderhoud binnen deze 3 maanden verrichten. Rozis is uitdrukkelijk niet verantwoordelijk noch aansprakelijk als het onderhoud niet binnen deze tijd kan worden uitgevoerd.

4.2.   Veranderingen aan de applicatiekoppeling worden aan opdrachtgever elektronisch ter beschikking gesteld. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het instaleren/instellen van de applicatiekoppeling. Opdrachtgever is verplicht om de gewijzigde versie zo spoedig mogelijk op haar systemen te installeren. Rozis onderhoudt uitsluitend de laatste versie van de applicatiekoppeling.

4.3.   Opdrachtgever is zich ervan bewust dat het testen van (ingebrachte veranderingen in) de applicatiekoppeling door opdrachtgever noodzakelijk is. Opdrachtgever realiseert zich dat het niet goed testen er toe kan leiden dat opdrachtgever en/of haar communicatiepartners schade leiden.

Artikel 5: Beoordeling van onderhoud

5.1.   De beoordeling of veranderingen onder onderhoud vallen is ten alle tijde het eenzijdige recht van Rozis en voor rekening van Rozis. Als Rozis oordeelt dat een wijziging niet onder onderhoud valt doet zij hiervan schriftelijk (per email of post) melding aan opdrachtgever met een opgaaf van reden. Tevens biedt Rozis ofwel aan de wijziging als meerwerk uit te voeren ofwel deelt zij mee de wijziging niet te kunnen/willen uitvoeren.

5.2.   Opdrachtgever en Rozis spreken af dat veranderingen die naar het oordeel van Rozis meerwerk zijn en waarvan de door Rozis geoffreerde kosten hoger zijn dan de initiele kosten van de applicatiekoppeling per definitie niet onder onderhoud vallen.

5.3.   Als Opdrachtgever meent dat een bepaalde wijziging die niet onder artikel 5.2. valt wel onder onderhoud valt terwijl Rozis hierover geoordeeld heeft dat de wijziging niet onder onderhoud valt reageren partijen als volgt (escalatieprocedure):

1. Opdrachtgever doet Rozis binnen 5 werkdagen schriftelijk (per email of post) mededeling dat zij de escalatieprocedure wil starten. Rozis bevestigt dit bericht schriftelijk (per email of post) aan opdrachtgever.
2. Zowel opdrachtgever als Rozis kent een persoon anders dan de normale contactpersonen in geval van een escalatie. Deze personen zullen binnen 5 werkdagen na de start van de escalatieprocedure met elkaar in gesprek gaan om een compromis te bereiken.
3. Mocht dit geen compromis opleveren zullen de personen genoemd onder 2 gezamenlijk een onafhankelijk derde benoemen welke een bindende beslissing zal nemen. De onafhankelijk derde is bij zijn oordeel gebonden aan de volgende regels:
   • Hij mag slechts oordelen over de vraag of het redelijk is dat een bepaalde verandering onder het onderhoud valt.
   • Hij mag niet oordelen over andere zaken zoals schuld, (vervolg-)schade e.d.
   • Hij betrekt in zijn oordeel de intentie van deze overeenkomst.

Artikel 6: Meerwerk

6.1.   De bouw van extra functionaliteit (Meerwerk) valt niet onder onderhoud. Meerwerk valt na de oplevering wel onder onderhoud. Hiertoe wordt het verschuldigde bedrag voor Onderhoud per opleveringsdatum van het meerwerk verhoogd met 15% van de geoffreerde waarde van het meerwerk. Rozis houdt zich het recht voor om bijv. om administratieve redenen deze verhoging (tijdelijk) niet of later door te voeren.

6.2.   Veranderingen die als effect hebben dat de Specificatie wijzigt zullen door Rozis in de Specificatie verwerkt worden en aan opdrachtgever ter beschikking gesteld worden. Deze gewijzigde specificatie zal automatisch onderdeel worden van de overeenkomst. Als er verschillende inzichten ontstaan over de inhoud van de Specificatie zal de versie van Rozis leidend zijn.

Artikel 7: Duur van de overeenkomst

7.1.   Deze overeenkomst gaat in op de datum van ondertekening en loopt tot 1 jaar na ondertekening, met stilzwijgende verlenging telkens voor een periode van 12 maanden. Opzegging is voor beide partijen mogelijk tegen de vervaldatum, met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. Opzegging kan slechts geschieden door middel van een aangetekend schrijven aan de andere partij.

7.2.   Onverminderd het bepaalde in artikel 7.1, kan door Rozis een maximale onderhoudsperiode ingesteld worden. Na afloop van die maximale periode wordt terzake die applicatiekoppeling geen onderhoud verleend en is opdrachtgever voor dit deel geen jaarlijks bedrag verschuldigd. Indien voor bepaalde programmatuur een maximale supportperiode ingesteld wordt, zal Rozis dit minimaal 1 jaar voordat de onderhoudsperiode afloopt schriftelijk aan opdrachtgever mededelen.

Artikel 8: Rechtsverwerking/rechtsafstand

8.1.   Het nalaten door een der partijen om te eniger tijd enige bepaling van deze overeenkomst af te dwingen, tast in generlei opzicht zijn of haar rechten aan om alsnog volledig nakoming door de andere partij op te eisen.

Artikel 9: Slotbepalingen

9.1.   Indien een of meer bepalingen van deze overeenkomst nietig zijn of niet rechtsgeldig worden, zullen de overige bepalingen van deze overeenkomst nog van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen welke nietig zijn of niet rechtsgeldig worden, overleg plegen teneinde een vervangende regeling te treffen, in die voege dat in zijn geheel de strekking van deze overeenkomst behouden blijft.

9.2.   Rozis zal het recht hebben om, zonder dat daar enige aansprakelijkheid uit voortvloeit, de Support op te schorten, indien Opdrachtgever - na deswege in gebreke te zijn gesteld, stellende een redelijke termijn - nalatig is in het voldoen van zijn betalingsverplichtingen krachtens deze overeenkomst.

9.3.   Onderdeel van deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van Rozendaal Interchange Systems B.V., welke als bekend verondersteld worden. Algemene voorwaarden van de Gebruiker zijn uitdrukkelijk niet van toepassing op deze overeenkomst.

9.4.   Van de inhoud van deze overeenkomst kan slechts worden afgeweken middels een door beide partijen ondertekend geschrift.

Toelichting: Voorbeelden van veranderingen

1. Veranderingen die onder de overeenkomst vallen
Onderstaand een lijst van veranderingen die naar alle waarschijnlijkheid wel onder onderhoud vallen. Deze lijst is slechts indicatief en mogelijk niet volledig.

• Veranderingen in het ERP
  Als het ERP in een nieuwe versie gespecificeerde gegevens op een iets andere plaats in het bestand plaatst valt dit onder onderhoud. Ook als er nieuwe gegevens ondersteund worden en hierdoor reeds gebruikte gegevens opschuiven valt dit onder onderhoud.
  Let op! De ondersteuning van deze nieuwe gegevens valt niet onder onderhoud.
• Veranderingen in de systeemomgeving van de opdrachtgever
  Veranderingen in de systeemomgeving die de oorspronkelijke functionaliteit van deze systeemomgeving intact houden vallen onder het onderhoud.
  Let op! De term 'oorspronkelijke functionaliteit' moet vrij letterlijk worden opgevat. Als de applicatiekoppeling niet meer werkt omdat de systeemomgeving is veranderd is de oorspronkelijke functionaliteit niet gehandhaafd.
  Let op2! Het gebruiken van extra functionaliteiten die beschikbaar komen door de wijziging van systeemomgeving vallen niet onder onderhoud.
• Veranderingen in de eisen van de overheid
  Veranderingen van bijv. BTW-tarieven en fiscale eisen aan facturen vallen in zijn algemeenheid binnen het onderhoud.
• Veranderingen in de eisen van partners
  De applicatiekoppeling conformeert zich aan de invoeringsconventie GS1 Nederland en kent mogelijk daarop enkele varianten. Eisen van partners welke binnen de invoeringsconventie toegestaan zijn vallen in zijn algemeenheid binnen het onderhoud.
• Geconstateerde fouten na oplevering
  Geconstateerde fouten na oplevering vallen in zijn algemeenheid binnen het onderhoud.

• Veranderingen in het ERP
  Rozis verwacht dat de gespecificeerde gegevens beschikbaar blijven in volgende versie(s) van het ERP. Opdrachtgever is zich ervan bewust dat als dit niet het geval is Rozis mogelijk niet aan haar dienstverlening kan voldoen. Rozis verwacht dat er geen extra functionaliteiten hoeven worden ingebouwd om de koppeling in stand te houden. Stel een ERP levert bepaalde gegevens in een nieuwe versie alleen nog via een website terwijl dit bij de bouw van de koppeling niet zo was valt dit buiten het onderhoud. Rozis verwacht dat de wijze waarop gegevens ter beschikking wordt gesteld cq. door de applicatiekoppeling aangeleverd worden niet wijzigt. Dus als gegevens via een bestands-interface werden aangeleverd valt een verandering in deze werkwijze niet onder onderhoud.
• Veranderingen in de systeemomgeving van de opdrachtgever
  De applicatiekoppeling heeft bepaalde dwingende eisen naar de systeemomgeving, zoals bijvoorbeeld het soort besturingssysteem en/of bepaalde faciliteiten hiervan. Opdrachtgever is er zich van bewust dat als de systeemomgeving wijzigt waardoor er niet meer wordt voldaan aan deze eisen Rozis de overeenkomst niet kan continueren.
• Veranderingen in de eisen van de overheid
  Veranderingen in de eisen van de overheid zijn uitgesloten van onderhoud in het geval dit meer functionaliteit vereist of meer inspanningen vereist om hetzelfde te bereiken.
• Veranderingen in de eisen van partners
  Veranderingen in de eisen van partners vallen in zijn algemeenheid niet onder het onderhoud. Met name dient opdrachtgever te beseffen dat de gerealiseerde koppeling niet zonder meer geschikt is om te gebruiken voor berichtuitwisseling met andere partners die niet voldoen aan de invoeringsconventie van GS1 Nederland voor uw branche.
• Geconstateerde fouten na oplevering
  Geconstateerde fouten na oplevering die als gevolg hebben dat gegevens moeten worden ondersteund die niet voorkomen op de specificatie vallen niet onder onderhoud.